MD-Prüfungen bedeuten für das Krankenhaus vor allem eines: viel Arbeit. Gehen in einem Krankenhaus monatlich 200 Prüfanzeigen des MD ein, heißt das: 200 x die Papierakte eines Patienten suchen, darin das gewünschte Dokument finden, herausnehmen, kopieren, scannen, benennen; KIS starten, Fall aufrufen, Dokumente finden, in PDF ausgeben. Schließlich alle Dokumente zusammenbringen und diese einzeln in das Leistungserbringer-Portal des MD (LE-Portal) übertragen. Pro Fall ist eine Verwaltungskraft je nach Komplexität mindestens eine Viertelstunde, aber auch gut mal 90 Minuten beschäftigt. Dazu kommt der Druck, Fristen einzuhalten. Ohne IT- Lösung, die die Fristen prüft und verwaltet, erschlägt einen der Aufwand völlig.

Aber Achtung: Auch wer bereits mit einem digitalen Archiv oder mit spezieller MD-Software arbeitet, stößt an Grenzen: Denn mit handelsüblichen MD-Tools verwaltet man die Fälle, aber
übermittelt noch keine Dokumente. Und das ist ein Problem. Durch das LE-Portal wurde zwar die Übertragungsform für die MD und den SMD harmonisiert, aber im Detail fallen doch umfangreiche Arbeiten an. So werden vielleicht alle zum Fall gehörenden Dokumente in einem Sammel-PDF aus KIS oder Archiv exportiert, die dann für das LE-Portal manuell aufgeteilt werden muss. Vor allem die Verknüpfung der Dateien im LE-Portal mit einem Dokumenttyp, der zusätzlichen Vergabe mehrerer Kodes, aber auch die Begrenzung auf eine bestimmte Dateigröße bescheren den Krankenhäusern hohe Aufwände.

Über Nacht werden von RZV-EFA für MD automatisch neue Prüffälle im LE-Portal identifiziert und angelegt. Medizincontroller/innen können am nächsten Morgen sofort mit der Bearbeitung der Prüffälle beginnen. Arbeitet die Klinik bereits mit einem MD-Tool, kann dieses – über eine Schnittstelle – direkt mit dem System verbunden werden, der Fall wird dann automatisch im MD-Tool angelegt. Die vom MD angeforderten, in der RZV-EFA für MD als Liste importierten, Dokumenttypen können auf Relevanz bewertet werden, ob etwa Arztbrief oder OP-Bericht in die Anwendung einfließen sollen. Das System zieht sich die erforderlichen Dokumente aus den Primärsystemen, papiergebundene Dokumente können nötigenfalls gescannt und integriert werden. Die Zusammenstellung der Dokumente läuft damit fast automatisiert ab.

Für den Transfer an das LE-Portal werden die Dokumente automatisch eVV-konform konfektioniert, also notwendige Kodes ergänzt, zu große Dokumenten wie z. B. Intensivkurven automatisch in mehrere Dokumente aufgeteilt. Die Klinik erhält neben einem generierten Übertragungsprotokoll auch eine detaillierte Quittierungsnachricht des MD. Schließlich werden vom MD bereitgestellt Gutachten automatisch in RZV-EFA für MD importiert.